Conferência antes de faturar: como reduzir glosa TISS e retrabalho com uma revisão simples
Você sabe quando a glosa chega? Semanas depois de enviar o lote. Nesse meio-tempo, a equipe já contou aquele valor como receita, o caixa já planejou o repasse, e quando vem a má notícia — "esse lançamento foi glosado" — é tarde demais para consertar na hora.
Mas existe um ponto antes disso em que você tem todo o controle: pouco antes de apertar "enviar" no TISS. Nesse ponto, a guia ainda está no seu sistema, o prontuário é seu, a documentação é sua — e é a hora de revisar antes que saia da porta.
Em muitas clínicas isso não acontece. Envia-se, espera-se, recebe-se a glosa, e aí alguém do faturamento liga para o consultório pedindo um documento que deveria ter sido conferido semanas antes. Vira retrabalho, e numa clínica com muitos lançamentos por mês em convênios diferentes, isso consome horas que não deveriam ser gastas.
Por que a conferência antes de enviar muda tudo
O custo de uma glosa não é só o valor que você deixa de receber. É também:
- Tempo da equipe de faturamento: liga para o consultório, pede documentação, confere de novo, reescreve a guia
- Tempo do consultório: interrompe o atendimento para buscar um documento que já deveria estar claro no prontuário
- Atraso na contestação: enquanto isso, o prazo de contestação da operadora corre
- Fluxo de caixa: o dinheiro que você planejou não vem, e você só descobre quando já contou com ele
Um erro descoberto antes do envio custa alguns minutos de conferência. O mesmo erro descoberto como glosa, semanas depois, custa o valor glosado, o tempo de retrabalho e o atraso no caixa.
O checklist de conferência antes de enviar TISS
Você não precisa de nada sofisticado para fazer isso. Basta revisar cinco coisas, uma vez, por lote:
1. O código TUSS existe na tabela negociada com o convênio? Cada operadora tem sua própria tabela e seus próprios valores. Um procedimento que existe na tabela pública não existe necessariamente na tabela que você contratou com aquele convênio. Confira: o código existe e o valor bate com a tabela dessa operadora.
2. A autorização prévia foi anexada, quando exigida? Alguns procedimentos (fisioterapia, ressonância, etc.) precisam de autorização antes do atendimento. Confira no prontuário se a autorização foi anexada ou se ainda está pendente. Se falta, segure a guia — não envie.
3. Os dados cadastrais batem? Número da carteirinha, CPF, data de nascimento — divergência nesses dados é comum e costuma causar rejeição. Uma checagem rápida: o paciente no prontuário bate com o paciente na guia?
4. A documentação clínica respalda o procedimento? Essa é a mais subjetiva, mas é a que mais ajuda a evitar questionamento da operadora. Se o procedimento foi fisioterapia, há evolução no prontuário? Se foi consulta de acompanhamento, o motivo e o histórico estão registrados? Poucas linhas bastam, mas elas precisam estar lá.
5. A guia está dentro do prazo? Cada operadora define um prazo para envio após o atendimento. Se você já passou dele, a operadora pode rejeitar por "extemporaneidade". Confira a data da guia contra a data do atendimento e o prazo do seu contrato — se passou, explique o atraso em vez de enviar sem aviso.
Onde isso se encaixa no seu fluxo
A conferência não é um passo novo, é um reordenamento do que você já faz:
Antes (sem conferência): atendimento → faturamento → enviar TISS → esperar glosa → retrabalho.
Depois (com conferência): atendimento → faturamento → revisão curta → enviar TISS → menos glosa evitável → menos retrabalho.
Você não precisa fazer isso a cada guia. Agrupe os lançamentos da semana e faça a revisão uma vez, antes de fechar o lote:
- Durante o atendimento: a recepção confere os dados do paciente no cadastro
- Ao longo da semana: a equipe de faturamento reúne os lançamentos
- Antes do envio: uma passada pelos cinco itens, e só então o lote sai
Como pensar no custo de não fazer isso
Imagine, como exemplo hipotético, uma clínica que fatura um valor mensal relevante em convênios e tem algumas guias glosadas por motivo administrativo — código fora da tabela, dado cadastral errado, documento faltando. Para cada uma delas existe o valor que não entrou e o tempo de alguém para investigar, pedir documento e reenviar. Some isso por mês e por operadora: é um custo que a conferência prévia ataca justamente porque esses erros são administrativos, e não clínicos.
Não existe um número universal. O que vale é medir na sua clínica: separe as glosas dos últimos meses e veja quantas tinham causa administrativa. Essas são as que a conferência pode evitar.
Como você sabe se precisa fazer isso
Faça esta pergunta: "Quando foi a última vez que uma guia saiu errada?"
Se a resposta é "semana passada", você precisa. Se é "não lembro", ou o seu processo já é muito bom, ou você não está acompanhando. Teste por um mês: revise os cinco itens em cada lote antes de enviar e anote quantos problemas apareceram ainda antes do envio. Cada um deles seria uma glosa ou um retrabalho no futuro.
Onde o CliNiv entra
No CliNiv, a guia de consulta TISS é gerada a partir do lançamento, os lançamentos são reunidos em um lote, e a glosa, quando a operadora devolve, é registrada vinculada ao lançamento e à guia — o que ajuda a enxergar por operadora onde estão os erros que se repetem. A conferência em si continua sendo uma boa prática de processo da sua equipe: o sistema mantém os dados em um só lugar para que ela seja rápida, mas é a revisão antes do envio que evita a glosa.
Começar grátis agoraQuer ver isso funcionando no sistema? Conheça faturamento TISS no CliNiv.
Começar grátis agora